Faktura: náležitosti a jak ji správně vystavit
Náležitosti faktury nejsou věcí zvyku, ale předpisu, a liší se podle toho, jestli jste plátce DPH. Neplátce vystavuje běžnou fakturu, plátce daňový doklad s dalšími povinnými údaji. Řada věcí, které lidé považují za povinné, přitom povinná není, a naopak. Text vysvětluje, co na faktuře být musí, co je jen zvyklost a co se stane, když údaj chybí.
Ve zkratce
- Plátce DPH vystavuje daňový doklad, jehož náležitosti stanoví zákon o dani z přidané hodnoty.
- Neplátce vystavuje fakturu, u které vychází povinnost uvádět své identifikační údaje z občanského zákoníku a z živnostenského zákona.
- Variabilní symbol ani datum splatnosti nejsou zákonnou náležitostí. Jsou to praktické údaje, které si strany sjednávají.
- Neplátce na fakturu nepíše DPH a nesmí ji vyčíslit. Uvádí jen konečnou částku.
- Faktura je účetní a daňový doklad, ne smlouva. Nárok na zaplacení vzniká ze smlouvy, ne z vystavení faktury.
- Elektronická faktura má stejnou platnost jako papírová, pokud je zajištěna věrohodnost jejího původu a neporušenost obsahu.
Plátce a neplátce: dva různé doklady
Zásadní dělicí čára vede podle registrace k dani z přidané hodnoty. Kdo je plátce, vystavuje daňový doklad, jehož obsah je popsaný v zákoně o dani z přidané hodnoty. Kdo plátce není, vystavuje běžnou fakturu, u které se povinnost uvádět určité údaje odvíjí od úpravy podnikatele v občanském zákoníku a od živnostenského zákona.
Prakticky to znamená, že neplátce nemá tak podrobně předepsaný obsah, ale zase nesmí dělat něco, co plátce dělá běžně: vyčíslit daň z přidané hodnoty. Kdy se plátcem stanete a co to obnáší, rozebírá text o tom, kdy vzniká povinnost k dani z přidané hodnoty u OSVČ.
Co na dokladu být musí
U daňového dokladu jde o okruh údajů, který zahrnuje označení obou stran včetně jejich identifikačních čísel a daňového identifikačního čísla, evidenční číslo dokladu, rozsah a předmět plnění, den vystavení, den uskutečnění plnění nebo přijetí úplaty, základ daně, sazbu a výši daně.
U faktury neplátce je okruh užší, ale i tam se očekává, že bude zřejmé, kdo doklad vystavil, komu, za co, v jaké výši a kdy. Podnikatel má navíc povinnost uvádět na svých obchodních listinách své identifikační údaje, tedy jméno nebo název, sídlo a identifikační číslo. Bez těchhle údajů doklad neztrácí platnost automaticky, ale příjemce s ním může mít problém v účetnictví.
Co povinné není, i když si to všichni myslí
Tady se nejčastěji chybuje a chyby jdou oběma směry.
Variabilní symbol
Není zákonnou náležitostí. Je to praktický nástroj pro spárování platby, obvykle shodný s číslem faktury. Když chybí, faktura tím neztrácí platnost, jen se hůř dohledá platba.
Datum splatnosti
Také není zákonná náležitost dokladu. Splatnost se sjednává ve smlouvě nebo v objednávce a faktura ji jen připomíná. Když ve smlouvě sjednaná není, uplatní se pravidla občanského zákoníku o době plnění, ne to, co si dodavatel napsal na fakturu.
Podpis a razítko
U běžné faktury se nevyžadují. Razítko dnes nemá právní význam a podpis nedělá z faktury smlouvu. Řada dodavatelů je uvádí ze zvyku nebo na přání odběratele, povinné to ale není.
Co faktura je a co není
Faktura je doklad o tom, že plnění proběhlo a v jaké výši se má zaplatit. Není to smlouva a sama o sobě nárok na zaplacení nezakládá. Nárok vzniká z toho, co jste si dohodli, tedy ze smlouvy nebo z objednávky, kterou druhá strana přijala.
Z toho plyne praktický důsledek. Když vám odběratel fakturu vrátí nebo ji odmítne přijmout, nárok na zaplacení tím nezaniká. A naopak, když vystavíte fakturu za něco, co jste si nedohodli, samotné vystavení dokladu vám nárok nevytvoří. Ve sporu se dokazuje objednávka a předání díla, ne faktura.
Elektronická faktura
Doklad v elektronické podobě má stejnou platnost jako papírový. Podmínkou je, že je zajištěna věrohodnost původu, tedy že je jasné, kdo doklad vystavil, a neporušenost obsahu, tedy že se po vystavení nezměnil.
V praxi to nejčastěji řeší běžný způsob doručení a uchování, případně elektronický podpis. Příjemce musí s elektronickou podobou souhlasit, což se v praxi děje tím, že ji bez námitek přijímá. Uchovávat je potřeba obě strany dokumentace po dobu, kterou stanoví předpisy pro archivaci. Kdo fakturuje pravidelně, ocení nástroj, který vystavení i evidenci řeší za něj, jak porovnává text o fakturačních programech.
Nejčastější chyby
Většina problémů s fakturami nevzniká u kontroly, ale u odběratele, který doklad odmítne zaúčtovat.
Šest chyb, které dělají potíže
- Neplátce vyčíslí na faktuře daň z přidané hodnoty. To dělat nesmí.
- Chybí identifikační číslo nebo sídlo dodavatele.
- Předmět plnění je popsaný tak obecně, že z něj není zřejmé, za co se platí.
- Číselná řada faktur není souvislá nebo se čísla opakují.
- Datum vystavení a datum uskutečnění plnění se zaměňují, i když se liší.
- Faktura se vystaví bez objednávky nebo smlouvy a spoléhá se, že nárok vznikne sám.
Čtyři věci, které řešit dřív než formu dokladu
- Písemně potvrzenou objednávku nebo smlouvu, ze které nárok skutečně vzniká.
- Sjednanou splatnost, ať se neřídí obecným pravidlem.
- Způsob předání a převzetí plnění, který v případě sporu prokážete.
- Sjednaný úrok z prodlení nebo aspoň vědomí, jak se počítá bez ujednání.
Časté dotazy
Musí být na faktuře variabilní symbol?
Není to zákonná náležitost. Je to praktický údaj pro spárování platby, obvykle shodný s číslem faktury. Bez něj doklad neztrácí platnost, jen se hůř dohledá, ke které faktuře platba patří. Totéž platí o datu splatnosti, které se sjednává ve smlouvě, ne určuje jednostranně fakturou.
Může neplátce DPH uvést na faktuře daň?
Nesmí. Neplátce daň z přidané hodnoty nevyčísluje a uvádí jen konečnou částku. Uvedení daně na dokladu neplátcem je chyba, která má důsledky, protože doklad pak vypadá jako daňový doklad, kterým není. Když si nejste jistí svým postavením, ověřte si registraci k dani.
Je faktura smlouva?
Není. Faktura je doklad o tom, že plnění proběhlo a kolik se má zaplatit. Nárok na zaplacení vzniká ze smlouvy nebo z přijaté objednávky, ne z vystavení faktury. Když odběratel fakturu vrátí, nárok tím nezaniká, a naopak vystavením faktury za nedohodnuté plnění nárok nevznikne.
Potřebuje faktura podpis a razítko?
U běžné faktury ne. Razítko nemá právní význam a podpis z faktury smlouvu neudělá. Řada dodavatelů je uvádí ze zvyku nebo na přání odběratele. Pokud odběratel podepsaný doklad vyžaduje, jde o jeho interní požadavek, ne o zákonnou povinnost.
Platí elektronická faktura stejně jako papírová?
Ano, pokud je zajištěna věrohodnost jejího původu a neporušenost obsahu, tedy je zřejmé, kdo ji vystavil, a nezměnila se po vystavení. Příjemce musí s elektronickou podobou souhlasit, což se v praxi děje tím, že ji bez námitek přijímá.
Co dělat, když odběratel fakturu nezaplatí?
Nejdřív ověřte, že má správné náležitosti a že je doručená. Pak následuje upomínka a případně úrok z prodlení, který vzniká ze zákona i bez ujednání. Ve sporu se ale nedokazuje faktura, ale objednávka a předání plnění, takže si od začátku uchovávejte i tuhle dokumentaci.
Fakturace přichází na řadu až po volbě režimu, protože ta určuje, co se bude evidovat. Jak jdou kroky při rozjezdu podnikání za sebou, shrnuje samostatný rozcestník.
Když odběratel nezaplatí včas, vzniká nárok na úrok z prodlení přímo ze zákona, i bez ujednání ve smlouvě. Jak se jeho výše počítá a proč rozhoduje pololetí vzniku prodlení, popisuje samostatný text.
V zaměstnaneckém vztahu se místo fakturace řeší jak se počítá nárok na dovolenou, protože dovolená se dnes počítá v hodinách, i když se výměra udává v týdnech.
Mohlo by vás zajímat
- Fakturoid vs iDoklad vs Vyfakturuj
- DPH pro OSVČ: kdy se stát plátcem
- Jak založit živnost
- Web malé firmy: co na něm musí být
Aktualizováno k červnu, kdy byl text naposledy ověřen proti platné úpravě náležitostí daňových dokladů.
Text má informativní charakter a nenahrazuje právní ani daňové poradenství. V konkrétní situaci se poraďte s účetním nebo daňovým poradcem.
Zdroje: zákon o dani z přidané hodnoty (náležitosti daňového dokladu), občanský zákoník a živnostenský zákon (údaje podnikatele na obchodních listinách). Konkrétní lhůty pro archivaci a sazby daně se do textu nedostaly, protože se mění a jejich uvedení by text rychle znehodnotilo.
