Podnikání jako OSVČ krok za krokem: co zařídit a v jakém pořadí
Podnikání na živnostenský list se nejčastěji zadrhne ne na tom, co podnikatel dělá, ale na tom, co si o sobě zvolil na začátku. Daňový režim, hlavní nebo vedlejší činnost a rozhodnutí o plátcovství daně z přidané hodnoty určují, kolik se bude odvádět a co všechno se bude muset evidovat. Tenhle rozcestník řadí jednotlivé kroky do pořadí, ve kterém na sebe navazují, a odkazuje na podrobné texty ke každému z nich.
Ve zkratce
- Nejdřív se volí forma podnikání, pak teprve daňový režim, ne naopak.
- Vedlejší činnost při zaměstnání má jiná pravidla pro odvody než hlavní.
- Volba mezi paušální daní a výdajovým paušálem se dělá dopředu a váže na celý rok.
- Zálohy na pojistné běží nezávisle na tom, jestli právě přišla platba od klienta.
- Náležitosti faktury určuje předpis, ne šablona v programu.
- Plátcovství daně z přidané hodnoty mění fakturaci i evidenci, ne jen sazby.
- Povinnosti vůči zákazníkům na webu vznikají už prvním prodejem, ne až při růstu.
Proč na pořadí záleží víc než na výběru programu
Většina rozhodnutí na začátku podnikání je provázaná. Forma podnikání určuje, jak se zdaňuje zisk a jak se dostávají peníze ven. Daňový režim určuje, co se musí evidovat. A plátcovství daně z přidané hodnoty mění obojí.
Kdo si tyhle věci vybere v obráceném pořadí, obvykle zjistí, že zvolený režim k jeho situaci nesedí, ale změna je možná až od dalšího období. Řada voleb je totiž závazná pro celé zdaňovací období a nedá se v jeho průběhu opravit.
Naopak věci, které se řeší jako první a zaberou nejvíc pozornosti, tedy výběr fakturačního nástroje nebo účetního programu, jsou nejsnáz vyměnitelné. Proto patří až za rozhodnutí, která zpětně měnit nejdou.
Přehled kroků v pořadí
Tabulka řadí jednotlivé kroky tak, jak na sebe navazují od volby formy po propagaci. U každého je uvedeno, co řeší, a odkaz na podrobný text.
| Pořadí | Krok | Co řeší |
|---|---|---|
| 1 | Založení živnosti | ohlášení, obory činnosti a registrace |
| 2 | Založení s.r.o. | kdy se vyplatí právnická osoba místo živnosti |
| 3 | Podnikání při zaměstnání | vedlejší činnost a co se mění u odvodů |
| 4 | Paušální daň vs výdajový paušál | volba režimu, která platí na celé období |
| 5 | Pásma paušální daně | zařazení do pásma a přihlašovací termíny |
| 6 | Zálohy na pojistné | sociální a zdravotní pojištění v průběhu roku |
| 7 | Podnikatelský účet | oddělení firemních a osobních peněz |
| 8 | Náležitosti faktury | co na dokladu musí být podle předpisu |
| 9 | Hodinová sazba | kalkulace ceny práce včetně neplacené režie |
| 10 | Fakturační nástroj | srovnání služeb pro vystavování dokladů |
| 11 | Účetní program | evidence podle zvoleného režimu |
| 12 | Plátcovství DPH | kdy vzniká povinnost a co se tím mění |
| 13 | Daňové přiznání | lhůty, forma podání a přehledy pro pojišťovny |
| 14 | Slevy a odpočty | na co má kdo nárok a co je nutné doložit |
| 15 | GDPR | zpracování osobních údajů zákazníků |
| 16 | Web malé firmy | co na něm musí být ze zákona |
| 17 | Reklamace | práva z vadného plnění a lhůty |
| 18 | Platforma e-shopu | volba systému pro prodej na dálku |
| 19 | Platební brána | přijímání plateb a poplatky za transakce |
| 20 | Placená reklama | kde inzerovat, až když zbytek funguje |
Krok první: forma podnikání
Živnost je nejjednodušší vstup, protože se ohlašuje a začít se dá krátce po vyřízení. Postup a to, co se hlásí kde, popisuje text o tom, jak ohlásit živnost.
Společnost s ručením omezeným dává smysl v jiných situacích, hlavně kvůli oddělení majetku a kvůli tomu, jak se z ní dostávají peníze. Zakládá se ale nákladněji a přináší vlastní administrativu. Kdy se vyplatí, rozebírá text o tom, jak založit společnost s ručením omezeným.
Zvláštní kapitolou je podnikání vedle zaměstnání. Zákoník práce omezuje výdělečnou činnost shodnou s předmětem činnosti zaměstnavatele a předpisy o pojistném pracují s vedlejší samostatnou výdělečnou činností, u které platí jiná pravidla pro odvody. Souvislosti popisuje text o tom, co obnáší přivýdělek vedle práce.
Krok druhý: daňový režim a odvody
Tady se rozhoduje o nejvyšší částce z celého seznamu a rozhodnutí je závazné. Paušální daň slučuje daň i pojistné do jedné platby a zbavuje podnikatele podávání přiznání, ale je vázaná na přihlášení v termínu a na splnění podmínek po celé období.
Výdajový paušál je oproti tomu způsob, jak uplatnit výdaje procentem z příjmů, přiznání se ale podává dál. Srovnání obou cest nabízí text o tom, co se vyplatí mezi paušální daní a výdajovým paušálem, a zařazení do pásem rozebírá text o tom, jak fungují pásma paušálního režimu.
Nezávisle na zvoleném režimu běží zálohy na sociální a zdravotní pojištění, které se platí měsíčně bez ohledu na to, jestli zrovna přišla platba od klienta. Právě tenhle rozpor bývá u začínajících podnikatelů první problém s hotovostí. Podrobnosti shrnuje text o tom, jak vysoké jsou měsíční zálohy na pojistné.
Krok třetí: účet, doklady a cena práce
Oddělený účet není povinnost pro každého, ale výrazně zjednodušuje evidenci i případnou kontrolu. Srovnání nabídek nabízí text o tom, jak vybrat účet pro podnikatele.
Doklad má povinné náležitosti dané předpisy, ne šablonou v programu. Pro daňový doklad je vymezuje zákon o dani z přidané hodnoty a údaje podnikatele na obchodních listinách žádá občanský zákoník s živnostenským zákonem. Co na faktuře nesmí chybět, rozebírá text o tom, jak vystavit správný doklad.
Cena práce je pak nejpodceňovanější položka, protože se odvozuje od představy o mzdě, ne od skutečně fakturovatelného času. Do sazby patří i neplacená režie, dovolená a nemoc. Postup výpočtu popisuje text o tom, jak stanovit hodinovou sazbu.
Až potom má smysl vybírat nástroj. Srovnání služeb pro vystavování dokladů nabízí text o tom, který zvolit mezi fakturačními aplikacemi.
Krok čtvrtý: evidence, daň z přidané hodnoty a přiznání
Rozsah evidence vyplývá ze zvoleného režimu, takže program se vybírá až po něm. Přehled možností nabízí text o tom, jak si vybrat účetní software.
Plátcovství daně z přidané hodnoty je zlom, který mění fakturaci, evidenci i cenotvorbu vůči koncovým zákazníkům. Nevzniká jen překročením obratu, ale i dalšími způsoby, například některými plněními ze zahraničí. Kdy povinnost nastává, rozebírá text o tom, kdy se stát plátcem daně z přidané hodnoty.
Konec období pak přináší přiznání a přehledy. Daňový řád stanoví lhůty pro podání i podmínky elektronické formy a přehledy pro obě pojišťovny mají vlastní termíny. Co hlídat a kdo přiznání podávat nemusí, shrnuje text o tom, jak se podává přiznání k dani z příjmů.
Souběžně se řeší, co se dá odečíst. Slevy na dani a nezdanitelné části základu daně upravuje zákon o daních z příjmů a část položek se v posledních letech měnila. Na co má kdo nárok, popisuje text o tom, jak fungují daňové slevy a odpočty.
Krok pátý: povinnosti vůči zákazníkům
Tahle část se odkládá nejčastěji, přitom povinnosti vznikají už prvním prodejem. Zpracování osobních údajů zákazníků má právní tituly, informační povinnost a v některých případech i záznamy o činnostech zpracování. Co malá firma opravdu musí, rozebírá text o tom, jak zvládnout ochranu osobních údajů.
Web přidává vlastní vrstvu. Občanský zákoník žádá údaje podnikatele na obchodních listinách a u smluv uzavíraných na dálku informační povinnosti a poučení o odstoupení, k tomu přistupuje souhlas s ukládáním informací do zařízení uživatele. Co na stránkách musí být, shrnuje text o tom, co potřebuje firemní web.
U prodeje zboží se pak nejčastěji naráží na práva z vadného plnění a na lhůty pro vyřízení. Jak reklamace probíhá, popisuje text o tom, jaká máte práva při reklamaci zboží.
Technická stránka prodeje se řeší až nakonec, protože se dá měnit. Volbu systému rozebírá text o tom, jakou vybrat platformu pro e-shop, a přijímání plateb text o tom, jak vybrat platební bránu.
Krok šestý: propagace až nakonec
Placená reklama je jediný krok, který se dá kdykoli zapnout i vypnout, a proto patří na konec. Přivést návštěvníky na web, který nemá vyřešené povinné informace ani funkční platby, znamená platit za návštěvy, které se nedokončí.
Když je zbytek hotový, rozhoduje se hlavně mezi dvěma systémy podle toho, kde je publikum a jaká je konkurence v oboru. Srovnání nabízí text o tom, kde inzerovat mezi vyhledávačovými reklamními systémy.
Čemu se vyhnout
Většina problémů začínajících podnikatelů nevzniká z neznalosti oboru, ale z rozhodnutí udělaného ve špatný okamžik nebo bez znalosti důsledků.
Šest chyb v pořadí
- Vybrat daňový režim až podle prvních příjmů, když už je přihlašovací termín pryč.
- Počítat s tím, že zálohy na pojistné počkají na platbu od klienta.
- Stanovit hodinovou sazbu podle představy o mzdě, ne podle fakturovatelného času.
- Vybírat účetní program dřív, než je jasné, co se bude evidovat.
- Spustit e-shop bez povinných informací a poučení o odstoupení od smlouvy.
- Zapnout placenou reklamu na web, který ještě nemá funkční objednávkový proces.
Pět věcí, na které se zapomíná
- Omezení výdělečné činnosti shodné s předmětem činnosti zaměstnavatele.
- Podmínky, které je nutné splňovat po celé období, ne jen při přihlášení.
- Vznik plátcovství daně z přidané hodnoty i jinak než překročením obratu.
- Souhlas s ukládáním informací do zařízení uživatele při provozu webu.
- Přehledy pro zdravotní pojišťovnu a správu sociálního zabezpečení, které mají vlastní termíny.
Časté otázky
V jakém pořadí mám podnikání rozjíždět?
Nejdřív forma podnikání, tedy živnost nebo společnost, a rozhodnutí, jestli půjde o hlavní, nebo vedlejší činnost. Potom daňový režim, protože se váže na celé období. Následuje účet, doklady a kalkulace ceny práce, pak evidence a povinnosti vůči zákazníkům. Placená reklama patří až na konec.
Kdy se vyplatí s.r.o. místo živnosti?
Zpravidla tehdy, když je potřeba oddělit majetek, když do podnikání vstupuje víc lidí nebo když se mění způsob, jakým se peníze z firmy vyplácejí. Společnost se ale zakládá nákladněji a přináší vlastní administrativu, takže u malého rozsahu činnosti bývá živnost jednodušší.
Co se mění, když podnikám při zaměstnání?
Jde o vedlejší samostatnou výdělečnou činnost, u které platí jiná pravidla pro pojistné než u hlavní. Zákoník práce zároveň omezuje výdělečnou činnost shodnou s předmětem činnosti zaměstnavatele. Konkrétní rozhodné částky se každoročně mění, takže je nutné je ověřit pro dané období.
Můžu daňový režim změnit během roku?
Zpravidla ne. Volba se dělá dopředu a váže se na celé zdaňovací období, k tomu se pojí přihlašovací termíny. Podmínky je navíc nutné splňovat po celou dobu, ne jen v okamžiku přihlášení. Proto se režim vybírá dřív, než začnou chodit první příjmy.
Kdy se stanu plátcem daně z přidané hodnoty?
Nejčastěji překročením zákonem stanoveného obratu, ale povinnost může vzniknout i jinak, například u některých plnění ze zahraničí. Plátcovství pak mění fakturaci, evidenci i cenu vůči koncovým zákazníkům, takže nejde jen o připočtení daně k dosavadní ceně.
Co musí mít firemní web ze zákona?
Údaje podnikatele podle úpravy obchodních listin, u prodeje na dálku informační povinnosti a poučení o odstoupení od smlouvy, informace o zpracování osobních údajů a souhlas s ukládáním informací do zařízení uživatele. Rozsah se liší podle toho, jestli web jen informuje, nebo se přes něj uzavírají smlouvy.
Kdo vedle podnikání zvažuje i zaměstnání, měl by vědět, co musí obsahovat pracovní smlouva, protože povinné náležitosti jsou jen tři a mzda mezi nimi není.
K povinnostem podnikatele patří i to, kdy vzniká povinnost nahradit škodu a proč se u odborníka posuzuje nedbalost přísněji.
Mohlo by vás zajímat
- Business kreditka: srovnání cashbacku
- Nouzová rezerva: kolik a kde ji držet
- Spotřebitelský úvěr a co je RPSN
- Úrok z prodlení a paušální náhrada nákladů
- Bankovní identita a k čemu slouží
- Přivýdělek na internetu a kdy je potřeba živnost
Aktualizováno k srpnu, kdy byl přehled naposledy ověřen proti živnostenskému zákonu, zákonu o daních z příjmů, zákonu o dani z přidané hodnoty, daňovému řádu a obecnému nařízení o ochraně osobních údajů.
Zdroje: živnostenský zákon; zákon o daních z příjmů (paušální režim, výdajové paušály, slevy na dani a nezdanitelné části základu daně); zákon o dani z přidané hodnoty (náležitosti daňového dokladu, vznik plátcovství); daňový řád (lhůty pro podání daňového tvrzení, elektronická forma); zákoník práce (výdělečná činnost shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele); předpisy o pojistném na veřejné zdravotní pojištění a na sociální zabezpečení (vedlejší činnost, zálohy, přehledy); občanský zákoník a zákon o ochraně spotřebitele (obchodní listiny, smlouvy uzavírané na dálku, práva z vadného plnění); obecné nařízení o ochraně osobních údajů a česká úprava elektronických komunikací. Konkrétní částky, sazby, limity a termíny se do přehledu nedostaly, protože se každoročně mění a je nutné je ověřit pro dané období. Jsou uvedené v jednotlivých článcích u příslušných témat.
